Dans une entreprise, il est indispensable qu’une bonne gestion soit la priorité des dirigeants. En effet, il ne faut pas qu’ils perdent de vue le fait qu’avant de faire des profits, mettre en place une bonne stratégie de management est essentiel. Parmi les actions à réaliser dans le cadre de la gestion d’une entreprise, il y a le traitement du courrier. La tâche pourra être confiée à un personnel qualifié au sein même de la société, ou bien prise en charge par un prestataire. Externaliser la gestion du courrier est une solution qui présente certains avantages.
En quoi consiste la gestion du courrier dans une entreprise ?
Les dirigeants d’une entreprise doivent garder à l’esprit que les échanges sont des éléments indispensables dans la vie de leur structure. Il est tout à fait impossible de ne pas avoir de relation avec son environnement extérieur. Le courrier est une façon de matérialiser ces échanges. Il peut être sous forme numérique ou encore sous forme papier.
Dans les deux cas, allouer un responsable pour la gestion du courrier est une initiative que toute entreprise devra prendre. La gestion du courrier consiste notamment en quelques actions importantes :
- La récupération du courrier : la collecte des lettres et autres missives, mais aussi la réception de différents e-mails. La récupération du courrier se fait généralement tous les jours.
- Le triage du courrier : il faudra procéder au classement des différents éléments du courrier par ordre de priorité, mais aussi en fonction de chaque destinataire.
- La rédaction des réponses : il existe certaines missives adressées à l’entreprise dont les réponses pourront être rédigées par la personne en charge de la gestion du courrier.
- La mise sous pli externalisée : ce service est à observer au niveau du service d’envoi courrier. Certaines agences proposent notamment leur savoir-faire pour la mise sous-pli du courrier à la place des entreprises.
- L’envoi du courrier : une fois que la rédaction des réponses et aussi que la mise sous-pli ont été accomplies, il sera temps d’envoyer le courrier.
C’est en quelque sorte les différentes missions du ou des responsables de la gestion du courrier.
Les avantages de l’externalisation du service de gestion du courrier
Le service de traitement et de gestion du courrier peut tout à fait être pris en charge par un département spécifique au sein de la structure de l’entreprise. Il est également possible d’opter pour une externalisation de ce service. Il existe en effet des agences qui ouvrent leurs portes aux sociétés qui ne peuvent ou ne veulent pas s’occuper de la gestion de leur courrier.
Ce sont des experts qui ont de l’expérience dans le domaine et qui souhaitent en faire profiter les entreprises. Se tourner vers l’externalisation de la gestion du courrier présente quelques avantages non négligeables à savoir :
- Le groupage des envois vers le même destinataire : l’agence d’externalisation pourra mieux repérer les courriers qui iront vers le même destinataire et aisément les grouper dans un seul et même envoi. Cela représentera une économie certaine au niveau des frais.
- La mise à disposition du matériel nécessaire : le prestataire met à la disposition de l’entreprise ses installations ainsi que ses équipements pour le traitement optimal de son courrier.
- Envoi des recommandés : l’agence spécialisée en externalisation peut tout à fait prendre en charge l’envoi des lettres recommandées de la société.
- Traçabilité du courrier : il est souvent nécessaire pour une entreprise de savoir à tout moment où se situent ses envois. Le prestataire en gestion de courrier peut tout à fait l’aider.
- Création d’archives : les agences d’externalisation de traitement de courrier proposent le plus souvent à leur client d’archiver les documents créés et envoyés, grâce à un logiciel hautement sécurisé.
